【WhatsApp Business】自動回覆客戶信息 Chatbot聊天對話機械人

【WhatsApp Business】自動回覆客戶信息 Chatbot聊天對話機械人|ChatDaddy
工作過於繁重常常忘記回覆客人?客戶對象來自不同國家想回覆不過有時差?不在辦公時間但很多查詢?沒關係!WhatsApp Chatbot自動對話機械人幫你做好WhatsApp business客戶服務,全自動回覆客戶信息!

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相信大家對 WhatsApp 的自動回覆功能都不陌生。平常我們要聯絡商家或者企業的時候,偶爾會收到以下的 WhatsApp 離開信息:「我們現在不在公司,請稍候我們很快就會有專人聯絡你」或者「您好,感謝你聯絡我們,我們已經收到您的訊息。」這些就是最典型的自動回覆功能啦!自動回覆信息就是不需要你自己手動,系統自己會根據情況自動發送信息回覆客戶。當你不在公司或者你的公司電話不在身邊的時候,或者有人在 WhatsApp 找你的時候,你就可以開啟自動回覆功能,不怕擔心客戶沒人理了。

WhatsApp 自動回覆功能是現今21世紀中小企業必須擁有的功能。當WhatsApp 風靡全球超過20億人使用的時候,客戶們都傾向透過使用WhatsApp 作出客戶資訊或詢問。透過 WhatsApp 設定自動回覆不僅僅能夠維繫你和客戶的互動熱度,避免讓你的顧客不耐煩的一直空等你的回覆,影響他們對你公司的印象。而且,WhatsApp 自動回覆還可以幫你節省寶貴的時間去讓你更好的利用時間。如果很多重複性的問題,例如「你的營業時間是幾點到幾點?」或者「你們的店鋪地址是什麼?」,用一個自動回覆直接解決,不同浪費時間在重複性的工作上,不是很好嗎?

再説,如果長期的使用自動回覆去回應 WhatsApp business 上客戶的問題,是不是就是代表其他的客戶服務專員可以更少負擔,從而讓他們的工作壓力減低,開心一點,因而也能花多一點精力在提供更高質的服務給其他顧客呢?這樣形成一個正循環,對整間公司的未來發展更加正面和積極。有這麼多的好處,你還在考慮什麼呢?現在就讓 ChatDaddy 告訴你們,設定 WhatsApp business 自動回覆的幾個好方法,讓你能夠讓這個自動回覆功能發揮最大的效用吧!

你或許在想,WhatsApp business 自動回覆還能夠怎麼用呢?不就是我不在的時候幫我回覆一下拖延我的客戶而已嗎?不就是回覆一下聯絡資料或商家地點嗎?其實有好多功能你都沒有發現呢!要營運中小企業、初創企業或者網上商店不只有客戶服務嘛!


要讓你的企業走得遠,你一定一定需要建立一個良好而長遠的客戶關係,把他們轉換成你的忠實顧客。在這個時候,你可以在你的客戶第一次傳送訊息給你的時候向他們打招呼,歡迎他們成為你的顧客。除了營業時間和地點,你也可以回覆其他常見問題,例如當你發現超級多的信息都在詢問「你們最新冬季的產品是什麼?」、「你們最近有什麼活動我可以參與或者報名的?」、「我要怎樣才能得到最新的優惠資訊?」等等的時候,你也可以為這些問題設定自動回覆。這樣不單止讓你的 WhatsApp 自動回覆功能更加實用,還能夠自動附帶 WhatsApp Marketing 市場營銷效果呢!


另外,你也可以設定自動回覆去邀請你的受眾提供意見,讓你的產品和服務變得更好。比如當客戶想你確認他已經成功收到產品了,你可以透過WhatsApp 發送小問卷讓他們填寫,讓他們評價一下物流是否順暢、或者評論一下使用產品後的感想。這些小評價對你的公司十分重要,因為他們直接反映出你有沒有重視客戶們的意見,並且迎合他們的需要、幫助他們。

其實,如果你真的懂得使用這個功能,相信聰明的你一定在思考如何將WhatsApp business 這個自動回覆功能的價值最大化。沒錯,它還能充當一個客戶服務主任的角色!如果有一個「人」可以二十四小時隨時隨地運作,提供客戶服務,這不是對公司長遠利益很好嗎?但是,若一天工作8小時,怎麼可能會二十四小時不斷運作呢?所以近年救衍生了 Chatbot 聊天機械人!


Chatbot 對話機械人是什麼?這個意思就是你的公司的系統能夠自動回覆客戶的問題,當客戶有任何疑問或查詢時,你的系統收到訊息後便會自動因應該問題作出回覆。因此這個機械人就像一個「人」般,與該客戶聊天溝通。當WhatsApp自動回覆功能能夠回覆你客戶的大部份問題,其實它正正不就變成ChatBot 聊天機械人了嗎?


那麼要如何準備建立這個 Chatbot 聊天機械人呢?我們首先建議你做好資料蒐集。你可以與你的客戶服務同事溝通,嘗試從他們的工作經歷中得知客戶查詢的最多問題是什麼。進行整理過後,你將會得到一對客戶經常詢問的問題,然後,你可與你的團隊們溝通,嘗試判斷那一些問題是可以使用自動回覆功能回答的。通常這些問題的答案都是比較恆常規律,不會改變的。這樣子就不需要經常在 WhatsApp business 自動回覆設定裏面作出更改,方便大家做事。


當這個自動回覆機械人長期運作底下,客服專員便可以省去很多時間回答重複及規律性的問題,反而有更多時間給予有效率及質素的服務予顧客,從而提升公司形象。而且,這個 WhatsApp 聊天機械人更有機會為公司省下一筆金錢,基於 WhatsApp Chatbot 機械人已經代替了部分人手的運作!


當然,有某一些比較個別的問題,未必能夠使用WhatsApp Business 自動回覆功能。這個時候便需要真正的客戶服務專員出動,從而滿足不同顧客的需要。因此,WhatsApp Chatbot 機械人加客服服務專員的好處多多,是為中小企營運必須考慮的軟件!

在坊間有不少提供WhatsApp自動回覆軟件的企業,我應該如何選擇?我們建議你不妨試試考慮ChatDaddy!ChatDaddy是一家成立於2019年的初創企業,致力於簡化企業的業務關係及客戶管理。作為WhatsApp營銷自動化工具,ChatDaddy能讓用戶方便大量發送推廣訊息自動化回覆信息多人客服從而有效管理顧客對話內容。 短短兩年之內,ChatDaddy已經在香港和印尼的業務發展迅速,已招募過百商業客戶。

ChatDaddy 的自動化回覆信息功能能夠讓中小企、初創企業或者網上商店設定 Chatbot 聊天機械人,讓這些資金緊捽的企業能更好地運用自己的財政資源,從而拓展公司業務。對這些中小企業來說,越早創立WhatsApp business Chatbot 機械人,便能越早省下一筆金錢!當你選用 ChatDaddy 服務後,ChatDaddy 會有專員指導你如何使用自動回覆功能,並給予你建議,讓你在一些意想不到的地方也能用 WhatsApp business 自動回覆功能!

相信有不少人都抱有這個疑惑,好地地 WhatsApp Business App 已經擁有這個功能,為什麼我還要考慮使用其他企業的 WhatsApp 自動回覆服務呢?原因很簡單,因為 WhatsApp Business 提供的自動回覆功能其實十分有限。


不難發現,在 WhatsApp Business 裏面,你通常只能設定快速信息和離開訊息。WhatsApp 快速訊息這個功能,能夠讓你在覆客戶訊息是不需要花時間打字,直接輸入標點符號便能夠找出你的回覆文字,從而直接發送;而 WhatsApp 離開訊息這個功能,就是讓你不在辦公時間或者你在手機身邊時,手機會自動發出的訊息。但是離開訊息通常只能設定一個,而且訊息內容通常都是「你好,我們不在,麻煩請稍等,一會兒很快便有專人回覆你這個信息」。


但是 ChatDaddy 便能夠讓你設定比離開訊息更多更多的自動回覆!ChatDaddy能夠做到 WhatsApp Business App 裏面的離開訊息,也能夠做到其他所有的自動回覆!我們能夠讓你自動直接回覆客戶所發出的疑問,而非拖時間讓他們等待直至真人出現;只要你想自動回覆顧客的哪一個信息,我們都能做到!

在 ChatDaddy 裡面,設定WhatsApp Chatbot自動回覆功能輕而易舉。在設定自動回覆功能之前,記得首先做好資料蒐集 Research,與客服同事溝通,了解你的顧客通常會問什麼問題。

在完成資料蒐集之後的第一步:你需要開設一個新的Keyword Reply Rule(自動回覆選項)。

ChatDaddy 教你如何設定 WhatsApp Chatbot 機械人自動回覆!

第二步:你可思考顧客通常會問什麼問題,當中有什麼必定會出現的關鍵字或詞彙。決定好關鍵字後,將這個詞彙輸入在空白位置中。

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第三步:根據該詞彙,你可在下一個空格輸入你的回覆。你可以加入圖片、檔案、錄音、文字或顏文字emoji等等。再三覆核一次其他的按鈕和特別設定後,按enter便完成!

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以後,有任何的客人發送擁有該關鍵字的信息給你的手機,ChatDaddy的系統便會自動從你的手機中發出你本身設定好的回覆訊息給予該顧客。是不是很方便呢?

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